Revolution im Kanzleimanagement: 60% geringere IT-Kosten durch Digitalisierung
Wie mittelständische Kanzleien mit Ehlers Solutions ihre Prozesse modernisieren und Kosten senken können
Eine mittelständische Anwaltskanzlei in Deutschland stand vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig ihre Betriebskosten zu senken. Nach Jahren des Wachstums waren die IT-Infrastruktur und Arbeitsabläufe veraltet und ineffizient. Mit der Unterstützung von Ehlers Legal Solutions (ES) wurde eine umfassende Digitalisierungsstrategie entwickelt und umgesetzt – mit beeindruckenden Ergebnissen.
Phase 1: Analyse und Zielsetzung
Der Beratungsprozess begann mit einer detaillierten Analyse der bestehenden IT-Systeme und Arbeitsabläufe. ES identifizierte zentrale Schwachstellen:
- Veraltete Servertechnologie, die häufige Ausfälle verursachte.
- Papierbasierte Prozesse, die zeitaufwendig und fehleranfällig waren.
- Hohe Lizenzkosten für Software, die nicht voll ausgeschöpft wurde.
Zusammen mit der Kanzleileitung definierte ES klare Ziele:
- Migration zu einer Cloud-basierten Infrastruktur.
- Einführung moderner Kollaborationstools.
- Kostensenkung um mindestens 50% im Bereich IT.
Phase 2: Planung und Strategieentwicklung
In der zweiten Phase entwarf ES eine Digitalisierungsstrategie, die schrittweise umgesetzt werden sollte, um den Kanzleialltag nicht zu stören. Die zentralen Maßnahmen umfassten:
- Migration der Daten auf eine sichere Cloud-Plattform.
- Implementierung von Workflow-Tools wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
- Schulung der Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Technologien.
- Abschaffung unnötiger Softwarelizenzen.
Ein detaillierter Zeitplan stellte sicher, dass alle Maßnahmen innerhalb von vier Monaten abgeschlossen sein würden.
Phase 3: Umsetzung
Die Implementierung begann mit der Datenmigration. Innerhalb von zwei Monaten wurden alle Dokumente und Mandatsdaten sicher in die Cloud überführt. Parallel dazu wurden die neuen Tools eingeführt und die Mitarbeiter in deren Nutzung geschult.
Ein besonderes Highlight war die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Beispielsweise wurden durch ein digitales Vertragsmanagementsystem zeitintensive manuelle Prozesse um bis zu 80% verkürzt. Gleichzeitig ermöglichte die Nutzung von Kollaborationstools wie Microsoft Teams eine effizientere Kommunikation innerhalb der Kanzlei.
Phase 4: Ergebnisse und Kostenersparnis
Nach Abschluss der Umstrukturierung zeigte sich ein deutlicher Erfolg:
- Die IT-Kosten der Kanzlei wurden um 60% gesenkt. Dies wurde erreicht durch die Abschaffung veralteter Hardware, den Wegfall unnötiger Softwarelizenzen und die Einsparung von Wartungskosten.
- Die Produktivität der Mitarbeiter stieg um 40%, da digitale Workflows wiederkehrende Aufgaben erheblich beschleunigten.
- Die Sicherheit der sensiblen Mandantendaten wurde durch die Cloud-Lösung signifikant erhöht.
Phase 5: Nachhaltigkeit und Monitoring
Nach der erfolgreichen Implementierung führte Ehlers Solutions eine Nachbetreuung durch. Regelmäßige Evaluierungen stellten sicher, dass die neuen Systeme optimal genutzt wurden und weitere Verbesserungen identifiziert werden konnten. Zudem wurden IT-Dienstleister beauftragt, die Wartung der Cloud-Infrastruktur zu übernehmen, wodurch sich die Kanzlei weiterhin auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren konnte.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit Ehlers Solutions hat nicht nur zu einer deutlichen Kostenreduktion geführt, sondern auch die Arbeitsweise der Kanzlei grundlegend modernisiert. Durch die Umstellung auf digitale Workflows und eine Cloud-Infrastruktur wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum geschaffen. Ein Erfolg, der zeigt: Mit der richtigen Strategie und dem richtigen Partner ist die Digitalisierung keine Hürde, sondern eine Chance.
