Revolution im Kanzleimanagement:
60% geringere IT-Kosten durch Digitalisierung
Wie mittelständische Kanzleien mit Ehlers Solutions ihre Prozesse modernisieren und Kosten nachhaltig senken
Phase 1: Analyse und Zielsetzung
Der Prozess startete mit einer gründlichen Bestandsaufnahme der IT-Systeme und Arbeitsprozesse. Dabei identifizierte Ehlers Solutions folgende Schwachstellen:
- Veraltete Servertechnologie mit häufigen Ausfällen
- Zeitintensive, papierbasierte Abläufe
- Hohe Lizenzkosten für wenig genutzte Software
Gemeinsam mit der Kanzleileitung wurden klare Ziele definiert:
- Migration auf eine sichere, cloudbasierte Infrastruktur
- Einführung moderner Kollaborationstools
- Reduzierung der IT-Kosten um mindestens 50 %
Phase 2: Planung und Strategieentwicklung
Ehlers Solutions entwickelte eine Digitalisierungsstrategie, die schrittweise eingeführt wurde, um den Kanzleibetrieb nicht zu stören. Die zentralen Maßnahmen:
- Sichere Datenmigration in die Cloud
- Einführung von Dokumentenmanagement- und Workflow-Tools
- Schulungen für Mitarbeiter zur effektiven Nutzung neuer Technologien
- Abschaffung überflüssiger Softwarelizenzen
Ein detaillierter Zeitplan stellte sicher, dass alle Maßnahmen innerhalb von vier Monaten abgeschlossen waren.
Phase 3: Umsetzung
Die Umsetzung startete mit der erfolgreichen Datenmigration. Innerhalb von zwei Monaten wurden sämtliche Dokumente und Mandatsdaten sicher in die Cloud überführt. Parallel dazu erfolgte die Einführung neuer Tools sowie gezielte Mitarbeiterschulungen.
Ein Highlight war die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: So konnte ein digitales Vertragsmanagement manuelle Arbeitsschritte um bis zu 80 % reduzieren. Zudem verbesserte die Nutzung von Kollaborationstools wie Microsoft Teams die interne Kommunikation erheblich.
Phase 4: Ergebnisse und Einsparungen
Das Ergebnis nach Abschluss der Umstrukturierung war überzeugend:
- IT-Kosten wurden um 60 % reduziert – durch Abschaffung veralteter Hardware, Wegfall unnötiger Lizenzen und geringere Wartungskosten
- Produktivität der Mitarbeiter stieg um 40 % dank beschleunigter digitaler Workflows
- Mandantendaten sind dank moderner Cloud-Lösungen sicherer als je zuvor
Phase 5: Nachhaltigkeit und Monitoring
Auch nach der Implementierung blieb Ehlers Solutions an der Seite der Kanzlei. Regelmäßige Evaluierungen gewährleisten, dass Systeme optimal genutzt und weiter verbessert werden. Zusätzlich übernahmen spezialisierte IT-Dienstleister die Wartung der Cloud-Infrastruktur, sodass sich die Kanzlei voll auf ihre juristischen Kernaufgaben konzentrieren kann.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit Ehlers Solutions hat nicht nur die IT-Kosten drastisch gesenkt, sondern auch die Arbeitsweise der Kanzlei grundlegend modernisiert. Digitale Workflows und eine cloudbasierte Infrastruktur steigern Effizienz und schaffen eine solide Basis für nachhaltiges Wachstum. Dieser Erfolg zeigt: Mit der richtigen Strategie und dem passenden Partner ist Digitalisierung keine Hürde, sondern eine große Chance.
